Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это удобный инструмент для заключения и ведения сделок онлайн.

Использование технологии ЭДО в лизинге позволяет сэкономить значительные средства и время всем участникам сделки. 

Электронный документ – это файл, заверенный электронной подписью. Подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая является защищенным видом электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

Электронный документ не нужно распечатывать, юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.

ЭДО позволяет заключать лизинговые сделки полностью в электронном виде, используя ЭЦП: потенциальный клиент направляет сканы документов на рассмотрение лизингодателю, а после получения коммерческого предложения подписывает договор, оплачивает аванс и встречается с представителем лизинговой компании только при получении предмета лизинга.

ЭДО также активно используется для обмена первичными документами (акты, счета) на этапе, когда договор уже подписан.

Преимущества ЭДО:

• Быстрое получение документов, исключение их потери при пересылке – вы тратите меньше времени на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. В среднем, документы через ЭДО доставляются за 3-6 секунд.
• Экономия. Нет необходимости в расходах на печать и доставку курьером, а хранение и учет документов в электронном виде проще и дешевле, чем организация и обслуживание бумажного архива.
• Документы в электронном виде имеют юридическую силу. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря чему налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде. Такие документы не нужно дублировать на бумаге.
• Простота взаимодействия с контролирующими органами. Государственные ведомства активно поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с такими документами.
• Быстрота и эффективность работы с контрагентами. Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности: ваши клиенты и контрагенты моментально видят выставленные акты и сформированные электронные счета на оплату и быстрее их оплачивают.
• Электронные документы хранятся под надежной защитой: подписание, обмен и передача происходят по защищенным каналам.
• Удобство использования электронного архива: необходимые документы всегда под рукой, а доступ к документам из любой точки мира предоставляется абсолютно бесплатно.

 «СТОУН-XXI» работает в системе электронного документооборота через оператора «Такском». Операции по электронному документообороту с лизингополучателями в рамках данной системы с контрагентами не требуют дополнительных действий от контрагента.

1. Уточните своего оператора ЭДО, а если его нет – выберите любого из аккредитованных операторов ЭДО на рынке, подключите удобный для вас тариф.
2. Оформите сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) – это вид защищенной электронно-цифровой подписи (ЭЦП), которая потребуется для подписания документов в системе.
3. Если Вы являетесь нашим клиентом и готовы перейти на ЭДО с нашей организацией, обратитесь в call-центр по номеру телефона +7(495)981-19-90. Сообщите нашему менеджеру ваши ИНН и КПП, вашего оператора ЭДО, а также контакты сотрудника, ответственного за ЭДО с вашей стороны – ФИО, телефон, E-mail.
4. В случае, если ваш оператор ЭДО отличается от нашего (вы работаете не через «Такском»), нам понадобится небольшой срок для организации роуминга по обмену документами между операторами. Это выполняется единоразово и может занять 1-2 дня.
5. Готово! Обмен налажен, заключайте лизинговые сделки и контролируйте процессы комфортно и безопасно онлайн.

Вы будете получать юридически значимые документы в электронном виде через систему электронного документооборота (ЭДО).
Электронные документы, подписанные электронной подписью, являются оригиналами, не требуют дублирования на бумаге и могут быть представлены в ИНФС. Отправлять подписанные документы обратно нам не нужно – их достаточно подписать в системе. Входящие документы для вас бесплатны.
В электронном виде можно получать и подписывать:

• Договор лизинга, приложения и доп. соглашения к нему;
• Договор поручительства;
• Договор купли-продажи;
• Акт приема-передачи ПЛ к лизингу;
• Акт ввода в эксплуатацию ПЛ к лизингу;
• Акт приема-передачи в собственность;
• Акт сверки;
• Счета;
• Счета-фактуры, акты;
• Файл УПД и др.

Если вам необходима электронно-цифровой подпись (ЭЦП), оформите заявку на нее в любом удобном для вас удостоверяющем центре.

Документы в лизинге подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) – защищенной ЭЦП.

Сообщите специалисту удостоверяющего центра, что Вам необходима электронная подпись для электронного документооборота на токене с лицензией для КриптоПро CSP на срок действия подписи.

Если у вас уже есть электронная подпись для ЭДО либо для торгов (тендеров, аукционов и пр.), такая электронная подпись может использоваться при работе с нашей компанией и ничего дополнительно делать не требуется.

Если вы уже работаете в системе электронного документооборота, отличной от ЭДО «Такском», мы сможем осуществлять документооборот через роуминг. Роуминг настраивается единоразово по запросу. Для подключения к ЭДО и настройки роуминга с нашей компанией вам необходимо направить запрос через вашего менеджера или по номеру телефона +7(495)981-19-90 через наш call-центр.